Hoe organiseer je een zakelijk evenement?

Een zakelijk evenement organiseer je niet binnen een paar tellen, dat gaat namelijk veel (denk) werk inzitten. Het moet namelijk helemaal kloppen, van begin tot eind. Je hebt veel verschillende soorten zakelijke evenementen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan: conferenties, seminars, vergaderingen, workshops, beurzen, tentoonstellingen, lanceringen, fundraising gala’s, congressen en teambuilding evenementen. Hoe de organisatie in zijn werk gaat, ligt aan het soort evenement je gaat houden. In grote lijnen komt het natuurlijk wel overeen, want de basis is voor ieder evenement hetzelfde. Wat deze basis is, leg ik hieronder uit.

Hoe organiseer je een zakelijk evenement?

Voordat je überhaupt kunt beginnen aan de organisatie, is het belangrijk dat je het doel en de doelstellingen bepaald. Wat wil je bereiken met dit evenement? Is het om te netwerken, iets te promoten of wil je de deelnemers iets leren? Bepaal daarnaast wat je doelstellingen zijn, wil je bijvoorbeeld meer leads verzamelen of naamsbekendheid opbouwen? Als je dat duidelijk hebt, ga je het budget opstellen. Houd rekeningen met kosten voor een evenementenlocatie, catering, sprekers en de marketing. Verder moet je zorgen dat de locatie bepaalde voorzieningen heeft, zoals audio apparatuur, meubilair, voldoende parkeerplekken én dat de locatie goed te bereiken is met het openbaar vervoer.

Hoe bepaal je het programma voor jouw evenement?

Voordat je je programma kunt gaan vullen, moet je eerst het hoofdthema bepalen. Wat wil je dat de deelnemers leren, ervaren of meenemen na dit evenement? Op basis daarvan kun je de onderdelen gaan bepalen, bijvoorbeeld workshops bedenken, bepalen welke sprekers je wilt laten komen, hoeveel sprekers je wilt, hoeveel pauzes je ertussen wil plannen en hoeveel tijd je aan ieder onderdeel besteedt. Het is slim om de sprekers gunstige tijden te geven, zodat de kans op veel deelnemers groot is. Je kunt bijvoorbeeld verschillende sprekers inhuren, die elk het onderwerp op een eigen manier uitlicht. Zo leren deelnemers allerlei aspecten over een bepaald onderwerp. Je kunt het congrescentrum ook opdelen en in elk deel iets anders organiseren zodat deelnemers zelf kunnen kiezen wat ze willen volgen. 

Hoe zet je de marketing op voor een evenement?

Bepaal wat jouw evenement uniek maakt en waarin je je onderscheidt van andere evenementen. Welke waarde halen de deelnemers uit dit evenement? Op basis van deze punten kiezen deelnemers of ze wel of niet willen komen. Slimme marketing is ook populaire sprekers in te huren, die het evenement in hun netwerk delen. Bijvoorbeeld in een story op Instagram. Fans van deze personen kunnen daardoor getriggerd worden om een kaartje voor jouw evenement te kopen. Dit soort sociale media marketing kost weinig tot geen geld. Je kunt eventueel ook aan influencer marketing doen, dat kost wel wat maar het is goedkoper dan traditionele marketing. Daarnaast is het bereik van online marketing veel groter als je het op een goede manier inzet. Combineer het met betaalde advertenties om een mega bereik te creëren en meer potentiële klanten te bereiken.